Tugas Analisis dan Perancangan Sistem Informasi 6 - Seleksi dan Manajemen Proyek

Seleksi dan Perencanaan Proyek dalam Pembentukan Aplikasi Kepegawaian

A.    Pemilihan Metodologi

Pada perealisasian proyek ini, kami memilih metodologi Waterfall Development yang mana tahapannya akan terlihat seperti pada gambar berikut

Pemilihan metodologi pada  pembentukan Aplikasi Kepegawaian (SIMPEG) akan didasari dari Feasibility Study yang sebelumnya telah dilakukan. Sebagaimana yang tertera dalam Feasibility Study, proyek ini nantinya akan menggunakan teknologi yang sudah sering digunakan sebelumnya sehingga beberapa metodologi seperti System Prototyping dan Agile Development tidak cocok digunakan pada proyek ini.

User Requirement dan persyaratan dari proyek ini juga sudah cukup jelas diterangkan pada penjelasan Feasibility Study sehingga peluang dari berubahnya User Requirement dan persyaratan dari proyek ini terbilang cukup kecil. Dengan adanya hal tersebut, metode Iterative dan Throwaway Prototyping akan kurang maksimal jika diterapkan dalam proyek ini.

Proyek ini juga terbilang cukup kompleks dalam pengerjaannya dan membutuhkan waktu yang tidak sedikit untuk merealisasikan proyek ini. Oleh karena itu, metode yang paling cocok digunakan dalam proyek ini adalah metode Waterfall Development karena metode ini akan memberikan tahapan yang berurutan dan linear. Mulai dari perencanaan, analisis, desain, implementasi, pengujian, hingga pemeliharaan.  Berikut adalah penjelasan poin-poin rinci dari Waterfall Development

1. Planning

Tahap awal dalam siklus pengembangan sistem adalah Planning. Tahap ini merupakan tahapan yang sangat penting karena akan menentukan tujuan dari pengembangan sistem dan manfaat yang akan diperoleh dari sistem tersebut. Tahapan ini berfokus pada pengidentifikasian nilai bisnis dan analisis kelayakan System Request/Proposal.

2. Analysis

Tahap kedua dalam siklus pengembangan sistem adalah Analysis. Tahap ini fokus pada menjawab pertanyaan Apa, Untuk Siapa, Dimana, dan Kapan sistem ini dibuat. Tahapan ini juga melibatkan pengumpulan kebutuhan pengguna untuk memastikan sistem yang dibuat sesuai dengan kebutuhan dan harapan pengguna

3. Design

Tahap ketiga dalam siklus pengembangan sistem adalah Design. Tahap ini fokus pada pertanyaan Bagaimana sistem ini akan bekerja? Tahap ini juga melibatkan desain arsitektur, desain antar muka, dan desain data. Tahapan ini bertujuan untuk memastikan bahwa sistem yang akan dibuat akan bekerja secara efektif dan efisien.

4. Implementation

Tahap terakhir dalam siklus pengembangan sistem adalah Implementation. Tahap ini lebih difokuskan pada pengiriman sistem dan dukungan sistem yang telah selesai. Tahap ini melibatkan konstruksi sistem dan pengujian/testing. Tahap ini bertujuan untuk memastikan bahwa sistem yang dibuat dapat berjalan dengan baik dan memenuhi kebutuhan pengguna.

Melalui pengimplementasian setiap tahapan secara terstruktur dan benar, pengembangan sistem dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien. Proses pengembangan sistem yang terstruktur akan memastikan sistem yang dibuat dapat bekerja dengan baik dan memenuhi kebutuhan pengguna dengan lebih baik pula.

B.    Pembuatan jadwal atau Perencanaan Kerja

Struktur rincian dan pembagian tanggung jawab kerja  dalam perealisasian Sistem Aplikasi Kepegawaian akan disusun seperti tabel yang ada pada link berikut ini 

Perencanaan dan Pembagian Tanggung Jawab Kerja

Kedua tabel tersebutlah yang nantinya akan menjadi acuan dalam pelaksanaan perealisasian proyek Sistem Aplikasi Kepegawaian.

C.    Pembentukkan Tim dan Penentuan Tanggung Jawab

    1.    Perencanaan Tim

    2.    Strategi Tim

Strategi Tim

Menjelaskan rencana proyek dengan jelas. Memastikan tim memahami tujuan proyek bagi organisasi. Membuat prosedur operasi yang detail dan komunikasikan dengan jelas kepada setiap anggota tim. Membuat piagam proyek. Menjadwalkan tugas agar komitmen terpenuhi. Memperkirakan prioritas dan dampaknya pada proyek.

    3.    Penugasan

Role	Description	Assigned To
Project Manager	Bertanggung jawab untuk mengawasi seluruh proyek, memastikan bahwa tenggat waktu terpenuhi, dan berkomunikasi dengan pemangku kepentingan.	Ligar
Technical Lead	Bertanggung jawab untuk mengawasi aspek teknis proyek, merancang arsitektur teknis, dan memastikan perangkat lunak memenuhi praktik terbaik dan standar kualitas.	Dimas
UI/UX Designer	Bertanggung jawab untuk merancang antarmuka pengguna dan pengalaman pengguna aplikasi, memastikan bahwa itu intuitif dan mudah digunakan.	Nana
Front-End Developer	Bertanggung jawab untuk mengembangkan komponen aplikasi yang menghadap pengguna, termasuk antarmuka dan fitur interaktif apa pun.	Rob
Back-End Developer	Bertanggung jawab untuk mengembangkan komponen sisi server aplikasi, termasuk database dan API.	Dafy
DevOps Engineer	Bertanggung jawab untuk memastikan bahwa aplikasi dapat digunakan dan dipelihara secara efisien dan andal.	Boby
Quality Assurance Engineer	Bertanggung jawab untuk memastikan bahwa aplikasi diuji secara menyeluruh dan bebas dari bug sebelum dirilis ke pengguna.	Zuri
Business Lead	Bertanggung jawab untuk memastikan proyek memenuhi tujuan dan sasaran bisnis organisasi, mengidentifikasi dan mengelola risiko proyek, dan bekerja dengan pemangku kepentingan untuk menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran.	Kamal
Product Owner	Bertanggung jawab untuk mendefinisikan visi dan strategi produk, memprioritaskan fitur dan persyaratan, dan memastikan bahwa tim pengembangan selaras dengan tujuan keseluruhan proyek.	Reyna
Requirements Analyst	Bertanggung jawab untuk mengumpulkan, menganalisis, dan mendokumentasikan persyaratan untuk perangkat lunak, memastikan bahwa mereka jelas, lengkap, dan dapat diuji.	Dipta
Data Analyst	Bertanggung jawab untuk menganalisis dan menafsirkan data untuk menginformasikan pengambilan keputusan dan untuk mengidentifikasi peluang untuk perbaikan dalam perangkat lunak.	Syabib
User Researcher	Bertanggung jawab untuk melakukan penelitian pengguna untuk memahami kebutuhan, preferensi, dan perilaku audiens target, dan menggunakan informasi ini untuk menginformasikan desain dan pengembangan perangkat lunak.	Putri
Process Analyst	Bertanggung jawab untuk menganalisis dan mendokumentasikan proses bisnis saat ini yang akan digunakan perangkat lunak untuk mendukung, dan bekerja dengan pemangku kepentingan untuk mengidentifikasi peluang untuk optimasi dan peningkatan.	Farhan

    Tim juga harus memastikan strategi-strategi ini agar project dapat terkoordinasi dengan baik.

    4.    Kontrak Kerja

Kontrak Kerja

Tim proyek bertujuan untuk mengembangkan aplikasi kepegawaian yang dapat membantu instansi atau perusahaan dalam mengelola data, manajemen, dan administrasi kepegawaian dengan efektif dan efisien. Aplikasi ini akan dirancang berbasis desktop atau web base, disesuaikan dengan kebutuhan pengguna. Dalam pengembangan proyek ini, seluruh anggota tim sepakat untuk melakukan hal-hal sebagai berikut: Menghadiri rapat staf setiap hari Rabu pukul 12.00 untuk melaporkan hasil kerja dari tugas yang telah diberikan sebelumnya. Tujuannya agar setiap anggota tim dapat saling berkomunikasi dan menginformasikan perkembangan terkait tugas yang telah diberikan, sehingga proyek dapat berjalan dengan lebih baik. Memperbarui rencana kerja dengan data aktual setiap hari Rabu pukul 15.00. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa rencana kerja selalu up-to-date dengan kondisi terkini dalam pengembangan proyek. Dengan memperbarui rencana kerja secara teratur, tim dapat mengoptimalkan kinerja dan memastikan bahwa proyek berjalan sesuai dengan jadwal yang ditetapkan. Jika menemukan permasalahan, segera mendiskusikannya dengan tim. Hal ini bertujuan untuk mencegah masalah yang mungkin muncul dalam pengembangan proyek menjadi semakin besar. Dengan menghadapi masalah secara proaktif, tim dapat menyelesaikan masalah dengan lebih cepat dan efektif. Sepakat untuk saling membantu saat dibutuhkan, terutama untuk tugas-tugas yang sangat berpengaruh pada kemajuan proyek. Kolaborasi dalam tim sangat penting dalam pengembangan proyek. Dengan saling membantu, setiap anggota tim dapat menyelesaikan tugas dengan lebih baik dan lebih cepat. Memposting perubahan penting pada proyek di papan buletin tim saat telah dibuat. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa semua anggota tim mendapatkan informasi terkini tentang perkembangan proyek. Dengan berbagi informasi, setiap anggota tim dapat memastikan bahwa mereka memiliki pemahaman yang sama tentang tugas-tugas yang harus dilakukan dan jadwal yang ditetapkan.

    5.    Standarisasi Kerja Tim

Tipe Standarisasi	Contoh
Documentation Standards	Setiap halaman harus memiliki header yang mencantumkan tanggal dan nama proyek Margin harus diatur ke ukuran 1 inci Daftar isi harus disertakan Cover harus mencantumkan nama proyek dan deskripsi singkat.
Coding Standards	Setiap modul kode harus mencantumkan nama programmer, tanggal terakhir diperbarui, dan deskripsi singkat Kode harus dirapikan dengan penggunaan loop, if-else, dan struktur kasus lainnya yang jelas Setiap program harus memiliki setidaknya satu komentar untuk setiap kelompok perintah.
Procedural standards	Mencatat kemajuan tugas setiap minggu Melaporkan kemajuan proyek setiap minggu Semua revisi harus disetujui oleh manajer proyek.
Specification requirement standards	Nama program harus dicantumkan Program harus dijelaskan dengan deskripsi yang lengkap Perhitungan khusus harus dipertimbangkan dalam program Program harus mematuhi aturan bisnis yang berlaku Pseudocode harus disertakan untuk menjelaskan algoritma program Batas waktu harus ditetapkan untuk penyelesaian program.
User Interface Design Standards	Label harus ditandai sebagai heading dan diberi format bold, rata kiri, dan diakhiri dengan tanda titik dua ( : ) Urutan layar harus dimulai dari pojok kiri atas dan berlanjut ke pojok kanan bawah.

Dalam standarisasi kerja tim, terdapat dua panduan yang nantinya akan dijadikan sebagai pedoman dalam pembuatan laporan mengenai perancangan perangkat lunak beserta dengan penggunaan dan pengisian spesifikasi kebutuhan perangkat lunak. Berikut adalah link yang berisikan kedua panduan tersebut

DPPL yang berisikan deskripsi perancangan perangkat lunak yang berorientasi proses dan SKPL yang berisikan panduan penggunaan dan pengisian spesifikasi kebutuhan perangkat lunak.

Segala bentuk pengerjaan maupun laporan pengerjaan harus didasari dari kedua dokumen tersebut. 

D.    Penanggung Jawab

Penanggung jawab dalam sebuah proyek memegang peran penting dalam memastikan bahwa proyek dapat dilaksanakan dengan sukses. Tugas penanggung jawab meliputi beberapa hal seperti mengawasi dan memantau proyek secara terus menerus untuk memastikan bahwa proyek berjalan sesuai dengan rencana dan target yang telah ditentukan. Selain itu, penanggung jawab juga bertanggung jawab dalam menyelesaikan masalah yang muncul dan mengkoordinasikan tim agar dapat bekerja secara efektif dan efisien. Penanggung jawab juga harus memastikan bahwa proyek selesai tepat waktu, dalam anggaran yang telah ditentukan, serta dengan kualitas yang memenuhi standar yang telah ditetapkan. Untuk mencapai tujuan ini, penanggung jawab juga dapat melakukan perencanaan yang matang dan menyusun strategi yang efektif untuk meminimalkan risiko dan mengoptimalkan hasil yang dicapai. Selain tugas-tugas yang telah disebutkan, penanggung jawab juga harus dapat berkomunikasi dengan baik dengan anggota tim, stakeholder, dan pihak terkait lainnya. Komunikasi yang baik dan transparan dapat membantu dalam mengatasi masalah yang muncul dan menjaga agar semua pihak terlibat dalam proyek dapat bekerja secara kooperatif dan terkoordinasi. Dengan begitu, proyek dapat dilaksanakan dengan sukses dan menghasilkan hasil yang optimal.

    1.    Detail Pertanggungjawaban

ID	Task Name	Duration	Start	Finish	Predecessors	Resource Names
1	Analisis Data Peluang	20 Hari	9 - 3 - 2023	29 - 3 - 2023		Kamal, Syabib
2	Membuat Visi dan Strategi yang telah disepakati	10 Hari	29 - 3 - 2023	8 - 4 - 2023	1	Kamal, Reyna
3	Menganalisis proses bisnis yang sedang berjalan	15 Hari	8 - 4 - 2023	23 - 4 - 2023	1, 2	Ligar, Kamal, Farhan
4	Mempersiapkan persyaratan dari Perangkat Lunak	15 Hari	23 - 4 - 2023	8 - 5 - 2023	1,2,3	Ligar, Kamal, Dipta
5	Riset Pengguna	20 Hari	8 - 5 - 2023	28 - 5 - 2023	1,3,4	Kamal, Putri
6	Identifikasi Kebutuhan Pengguna dan Pain Points	15 Hari	28 - 5 - 2023	12 - 6 - 2023	5	Kamal, Putri
7	Membuat User Journey	15 Hari	12 - 6 - 2023	27 - 6 - 2023	6	Kamal, Putri
8	Mendesain antarmuka serta User Flow yang meliputi High Fidelity dan Prototype	30 Hari	27 - 6 - 2023	27 - 7 - 2023	5,6,7	Dimas, Nana
9	Implementasi desain website menjadi kodingan yang interaktif bagi pengguna	30 Hari	27 - 7 - 2023	26 - 8 - 2023	5,6,7,8	Dimas, Rob
10	Membuat Database serta API penghubung dengan Front End	30 Hari	26 - 8 - 2023	25 - 9 - 2023	9	Dimas, Dafy
11	Uji aplikasi secara menyeluruh dan bebas dari bug sebelum dirilis	20 Hari	25 - 9 - 2023	15 - 10 - 2023	9,10	Ligar, Dimas, Zuri
12	Memastikan bahwa aplikasi dapat digunakan dan dipelihara secara efisien dan andal.	20 Hari	15 - 10 - 2023	4 - 11 - 2023	11	Ligar, Dimas, Boby

Berikut adalah Gantt Chart dari pertanggungjawaban di atas:

Gantt Chart

E.    Analisis Manajemen Risiko

    1.    Risk Assessment

Risk #1 : Proyek pengembangan SIMPEG ini bukan hal yang baru, teknologi yang dipakai untuk mengembangkan SIMPEG telah digunakan berkali-kali. Sehingga masalah - masalah yang dihadapi ketika mengembangkan teknologi dapat diselesaikan dengan cepat. Karena teknologi yang dipakai telah dikenal oleh pengembang.

• Likelihood of risk : Low probability of risk
• Potential Impact on the project : Resiko ini kemungkinan kecil berpengaruh kepada pengembangan aplikasi. Ketika terjadi masalah, maka akan ada hambatan terhadap pengembangan aplikasi secara umum.
• Ways to address this risk : Perencanaan pengembangan proyek seperti perencanaan workflow, pembagian tugas, dan lain-lain dapat membantu mengecilkan kemungkinan terjadinya hambatan dalam pengembangan proyek. Oleh karena itu, perencanaan dan komunikasi antar pengembang sangat penting dalam pengembangan proyek ini.

Risk #2 : Metode Waterfall Development memerlukan banyak waktu untuk melakukan analisis, desain, dan pengujian sebelum proses implementasi dimulai. Hal ini dapat memperpanjang waktu pengembangan dan membuat proyek terlambat.

• Likelihood of risk : Medium probability of risk
• Ways to address this risk : Untuk menghindari keterlambatan, proyek dapat dibagi menjadi fase yang lebih kecil dan mudah dikelola. Setiap fase dapat memiliki deadline masing - masing, memungkinkan kemajuan dapat dipantau secara lebih jelas.

Risk #3 : Metode Waterfall Development memiliki karakteristik yang berurutan dan linear, sehingga sulit untuk menyesuaikan dengan perubahan perencanaan yang terjadi selama proses pengembangan. Hal ini dapat menyebabkan masalah ketika perubahan harus dilakukan.

• Likelihood of risk : Low probability of risk
• Ways to address this risk : Melakukan komunikasi yang efektif dengan pengembangan dan memastikan bahwa kebutuhan dan persyaratan pengguna sudah terdefinisikan dengan jelas sebelum memulai pengembangan. Sehingga tidak terjadi perubahan perencanaan yang dapat menghambat pengembangan proyek.